Come scrivere il verbale di assemblea condominiale (2026)

Come scrivere il verbale di assemblea condominiale in modo che regga a un’eventuale impugnazione, e non solo che «si legga bene»: qui trovi gli elementi obbligatori secondo l’art. 1136 c.c., chi firma cosa e un modello di frase pronto da riusare punto per punto.

Chi redige e chi firma il verbale: segretario, presidente e amministratore

Tre ruoli, tre responsabilità diverse, spesso confuse tra loro:

• Il segretario materialmente scrive il verbale durante (o subito dopo) la riunione. Viene nominato dall’assemblea a inizio seduta con un voto: se non lo si fa, la prassi è che se ne occupi l’amministratore, ma è comunque una nomina che va messa a verbale.
• Il presidente, anche lui eletto in apertura, dirige la discussione, dichiara aperte e chiuse le votazioni e sottoscrive il verbale insieme al segretario. La doppia firma dà al verbale valore di scrittura privata e ne attesta la provenienza. Nota bene: la Cassazione (ord. 27163/2017) ha chiarito che la legge non impone la firma di presidente e segretario a pena di nullità — una delibera resta valida anche senza — ma è prassi consolidata e ti eviti contestazioni facendola apporre comunque.
• L’amministratore (che spesso è anche segretario, ma non necessariamente presidente) è responsabile della trascrizione nel registro e dell’invio ai condòmini, oltre che della conservazione nel tempo.

Un verbale senza una delle due firme non è nullo di per sé, ma è un difetto formale che un condomino scontento può far pesare in un’impugnazione della delibera. Costa niente evitarlo: prima di chiudere la riunione, fai firmare entrambi seduta stante.

Gli elementi obbligatori del verbale secondo l’art. 1136 c.c.

L’art. 1136 c.c., ultimo comma, stabilisce che delle riunioni dell’assemblea si redige processo verbale da trascrivere nel registro tenuto dall’amministratore. La norma non detta un modulo fisso, ma la giurisprudenza ha chiarito cosa deve risultare dal testo perché una delibera regga. Ecco la lista che uso come base di ogni bozza:

Non tutti questi elementi devono essere maniacalmente dettagliati: la Cassazione ha più volte ribadito che un verbale resta valido anche senza l’indicazione analitica del voto di ogni singolo presente, purché si possa ricostruire per differenza chi ha votato a favore, chi contro e chi si è astenuto, con i relativi millesimi. Quello che non regge mai è un «approvato all’unanimità» o «a maggioranza» senza numeri.

Come verbalizzare l’ordine del giorno e il sommario della discussione

Struttura il verbale per punto all’ordine del giorno, nello stesso ordine dell’avviso di convocazione — non nell’ordine in cui se ne è discusso davvero, se qualcuno ha chiesto di anticipare un argomento. Per ogni punto scrivi tre blocchi brevi: cosa è stato presentato (preventivi, documenti, proposte), la sintesi della discussione in 2-4 righe, la delibera con l’esito del voto. Un modello che puoi riusare così com’è:

Se un punto viene rinviato o l’assemblea decide di non deliberare, scrivilo comunque: «Il punto 5 è rinviato alla prossima assemblea per approfondimenti tecnici» è una riga che chiude l’argomento senza lasciare ambiguità su cosa sia stato deciso. E se proprio nessuno si presenta, il verbale va scritto lo stesso: qui la guida sul verbale di assemblea deserta spiega cosa mettere per iscritto quando manca il numero legale.

Voti, quorum e millesimi: cosa scrivere per ogni singola delibera

Il quorum cambia tra prima e seconda convocazione (in prima serve la maggioranza degli intervenuti che rappresentino almeno la metà del valore dell’edificio; in seconda basta la maggioranza degli intervenuti con almeno un terzo del valore) — la tabella completa con tutte le eccezioni per le maggioranze qualificate è nella guida sul quorum in prima e seconda convocazione. Qui interessa cosa scrivere: per ogni delibera, il verbale deve riportare abbastanza dati da permettere a chiunque, anche mesi dopo, di ricalcolare il quorum raggiunto. In pratica servono sempre tre numeri per ogni voto: quanti favorevoli, quanti contrari, quanti astenuti — ciascuno con la propria quota di millesimi, non solo il conteggio delle teste. Se un dato non è pronunciato con chiarezza in aula (succede, soprattutto sugli importi), meglio segnarlo come «da verificare» e farlo controllare a chi ha partecipato prima di chiudere il verbale, piuttosto che indovinarlo. Per il dettaglio su quando un verbale senza voti nominativi resta comunque valido, vedi la guida su verbale senza voti nominativi e millesimi.

Dichiarazioni dei condòmini e contestazioni da annotare

Un condomino può sempre chiedere che una sua breve dichiarazione venga messa a verbale — è un diritto, non una cortesia: l’art. 1130, n. 7, c.c. lo prevede esplicitamente tra i contenuti del registro dei verbali. La regola pratica è: se te lo chiedono, lo scrivi, testualmente o in forma sintetica se il condomino acconsente, senza commentarlo né correggerlo nel merito. Stessa cosa per le contestazioni sulla regolarità della convocazione o del quorum sollevate in apertura di seduta: vanno messe a verbale così come sono state espresse, perché sono proprio queste le premesse su cui si basa poi un’eventuale impugnazione della delibera entro i 30 giorni previsti dall’art. 1137 c.c.

Trascrizione nel registro dei verbali e invio ai condòmini

Il verbale firmato va trascritto nel registro tenuto dall’amministratore, oggi tenuto anche in formato digitale senza obbligo di bollatura preventiva — resta però l’obbligo di conservarlo con continuità e di renderlo consultabile ai condòmini che ne facciano richiesta, come previsto dall’art. 1130, n. 7, c.c. Per l’invio non c’è un termine fissato dalla legge, salvo che il regolamento condominiale non ne preveda uno: la buona prassi è spedirlo nei giorni immediatamente successivi, via email o raccomandata a seconda di cosa prevede il regolamento. Il motivo per cui conviene non aspettare è tutto nell’art. 1137 c.c.: per chi era assente, i 30 giorni per impugnare la delibera partono dalla data in cui riceve la comunicazione, non dalla data dell’assemblea — un invio in ritardo si traduce solo in una finestra di impugnazione più lunga, a tuo svantaggio come amministratore.

Checklist finale prima di firmare il verbale

Prima di far firmare presidente e segretario e chiudere la pratica, ricontrolla questi otto punti:

• Data, ora, luogo e tipo di convocazione sono scritti in modo inequivocabile.
• L’elenco dei presenti (in proprio o per delega) corrisponde al foglio firme.
• Presidente e segretario sono nominati esplicitamente a verbale.
• Ogni punto dell’ordine del giorno ha una riga di esito, anche se rinviato.
• Ogni delibera riporta favorevoli, contrari e astenuti con i millesimi, non solo il numero di teste.
• Le dichiarazioni richieste dai condòmini sono state trascritte, non riassunte a piacere.
• Non ci sono delibere su argomenti mai inseriti nell’ordine del giorno.
• Il documento è firmato da presidente e segretario prima di lasciare la sala.

Contenuto informativo, non costituisce consulenza legale.